KROK 1 - Zapoznanie się z zasadami programu
Zapoznaj się z zasadami rekrutacji, finansowania i realizacji wyjazdów w ramach programu Erasmus+ oraz Zarządzeniem Nr R-10/2016 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 25 lutego 2016 r.
KROK 2 - Poszukiwanie informacji o uczelni partnerskiej
- Dowiedz się z jakimi uczelniami współpracuje Twój Wydział.
- Zapoznaj się z treścią umów podpisanych z interesującymi Cię uczelniami. Sprawdź:
- liczbę mobilności (część B – Mobility numbers per academic year),
- termin wysłania aplikacji do uczelni partnerskiej (część E – Calendar),
- poziom języka obcego, który jest wymagany przez uczelnię partnerską (część C – Recommended language skills).
- Pamiętaj, że w przypadku podania przez uczelnię partnerską dwóch lub więcej języków wykładowych należy sprawdzić w jakim języku będą prowadzone wybrane przez Ciebie przedmioty/moduły. Upewnij się też czy uczelnia wymaga potwierdzenia znajomości języka.
- Odwiedź strony internetowe interesujących Cię uczelni i zapoznaj się ze szczegółowymi terminami wysłania aplikacji oraz dokumentami, które należy dostarczyć w celu zgłoszenia swojej kandydatury. Adresy stron internetowych uczelni partnerskich można znaleźć w umowach międzyinstytucjonalnych (patrz wyżej, część A – Information about higher education institutions).
- Dokonaj wstępnej selekcji przedmiotów, które chciałbyś studiować. Listy przedmiotów i efekty kształcenia można znaleźć na stronach uczelni partnerskich (np. jako Course Catalogue, ECTS Catalogue, courses).
- Dowiedz się, czy i jak można ubiegać się o zakwaterowanie oraz udział w kursach językowych.
- W razie wątpliwości, skontaktuj się z BKM, koordynatorem wydziałowym lub biurem Erasmus w uczelni partnerskiej.
KROK 3 - Formularz zgłoszeniowy na wydziale i rekrutacja
- Zapoznaj się z wydziałowymi kryteriami kwalifikacji i przygotuj niezbędne dokumenty. Wydziałowe kryteria kwalifikacji dostępne są na stronach internetowych wydziałów oraz np. w wydziałowych gablotach informacyjnych.
- Wypełnij formularz zgłoszeniowy, a następnie wydrukuj go dwustronnie i podpisz.
- Potwierdź w dziekanacie średnią ważoną ocen za okres ustalony przez Dziekana.
- Jeśli posiadasz prawo do otrzymywania stypendium socjalnego w Politechnice Lubelskiej, do formularza zgłoszeniowego dołącz kopię decyzji w zakresie przyznania pomocy materialnej (stypendium socjalne). Student zakwalifikowany na wyjazd w ramach programu Erasmus+, dla którego Uczelnia potwierdzi prawo do otrzymywania "dodatku socjalnego" otrzyma dodatkowe dofinansowanie dla osób z mniejszymi szansami.
- Jeśli posiadasz orzeczenie o niepełnosprawności, do formularza zgłoszeniowego dołącz jego kopię. Student zakwalifikowany na wyjazd w ramach programu Erasmus+, posiada orzeczenie o niepełnosprawności otrzyma dodatkowe dofinansowanie dla osób z mniejszymi szansami.
- Złóż formularz u Koordynatora Wydziałowego wraz z dokumentami potwierdzającymi spełnienie kryteriów kwalifikacji wymaganych przez wydział i czekaj na wyniki postępowania kwalifikacyjnego.
KROK 4 - Zgłoszenie w uczelni partnerskiej
- Po zakończeniu kwalifikacji w wydziale i ogłoszeniu wyników, niezwłocznie zgłoś się do BKM w celu omówienia dalszej procedury.
- W zależności od uczelni, zgłoszenia dokonuje się w formie elektronicznej lub listownej. Informacje na temat dokumentów jakie trzeba dostarczyć oraz Application Form (formularz zgłoszeniowy) znajdują się na stronach internetowych uczelni partnerskich. Dokumenty możesz wysłać za pośrednictwem BKM, o ile procedura nie wymaga założenia konta indywidualnego w systemie online uczelni partnerskiej. Pamiętaj, że w przypadku, gdy wysyłasz/dostarczasz dokumenty do uczelni partnerskiej bez pośrednictwa BKM, należy wysłać email (na adres m.gozdzik@pollub.pl) zawierający listę wysłanych dokumentów oraz informację dot. daty i sposobu (email/poczta/konto internetowe) ich wysłania. Pamiętaj, że terminy przyjmowania zgłoszeń ustalone przez uczelnie partnerskie są nieprzekraczalne.
- Złóż w uczelni partnerskiej wniosek o zakwaterowanie/udział w kursie językowym.
- W razie wątpliwości co do treści lub sposobu utworzenia danego dokumentu, zgłoś się do BKM lub Koordynatora Wydziałowego. Dokumenty, które najczęściej należy dostarczyć do uczelni partnerskich, to:
- Application Form,
- Learning Agreement,
- CV (np. w formacie europass),
- List motywacyjny,
- Language Certificate,
- Certificate of Enrolment,
- ID (kopia),
- EKUZ (kopia - szczegółowe informacje na temat karty znajdziesz na stronie NFZ).
- Transcript of Records (wykaz do tej pory zaliczonych przedmiotów - dokument wydawany przez Dziekanat),
- Grant Holder Certificate (dokument otrzymasz w BKM)
- Pamiętaj, aby dokumenty utworzyć we właściwym języku. Dokumenty należy uzupełnić elektronicznie.
KROK 5 - Umowa Politechnika Lubelska – Student
- Po otrzymaniu informacji od uczelni partnerskiej o zaakceptowaniu aplikacji (Letter of Acceptance, który powinien zawierać dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia okresu mobilności. Dokładne daty są niezbędne do wyliczenia wysokości stypendium), dostarcz do BKM:
- Learning Agreement - część Before the mobility. Dokument powinien być opatrzony podpisami studenta, Koordynatora wydziałowego, Prodziekana ds. Studenckich (w przypadku LA uzupełnianego przez system Online Learning Agreement podpis prodziekana nie jest wymagany) oraz przedstawiciela uczelni partnerskiej,
- informację od uczelni partnerskiej o zaakceptowaniu aplikacji (np. w formie listu lub wiadomości email),
- Karta zaliczeń (przedmioty do zaliczenia po powrocie). Dokument powinien być opatrzony podpisami studenta, Koordynatora wydziałowego oraz Prodziekana ds. Studenckich,
- Zaświadczenie z dziekanatu o statusie studenta (wystawnine nie wcześniej niż na 2-3 tygodnie przed rozpoczęciem mobilności),
- Zlecenie przekazywania stypendium (informację o koncie bankowym),
- Kartę EKUZ lub równoważne ubezpieczenie,
- Podpisz umowę z Politechniką.
- Aby otrzymać stypendium nie później niż w dniu rozpoczęcia wyjazdu (zgodnie z datami zapisanymi w umowie), złóż komplet wymaganych dokumentów i podpisz umowę co najmniej 2 tygodnie przed rozpoczęciem mobilności.
- Upewnij się, że posiadasz kopie najważniejszych dokumentów (Learning Agreement, informację od uczelni partnerskiej o zaakceptowaniu aplikacji, Kartę Zaliczeń), najlepiej również w formie skanów.
KROK 6 - Ubezpieczenie
- Sprawdź do czego uprawnia Cię karta EKUZ (lub równoważne ubezpieczenie) i jak się nią posługiwać.
- Wykup dodatkowe ubezpieczenie w jednym z towarzystw ubezpieczeniowych (tego typu ubezpieczenie jest dołączone np. do kart EURO26 lub ISIC). Obowiązkowe ubezpieczenie to ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków, dotyczące ryzyk związanych z realizacją studiów. Zalecane ubezpieczenie to ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, obejmujące szkody spowodowane przez uczestnika w miejscu realizacji studiów.
- Dostarcz do BKM kopię polisy ubezpieczeniowej (ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków NNW) najpóźniej do dnia rozpoczęcia okresu mobilności.
KROK 7 - Odbiór stypendium
- Sprawdź czy otrzymałeś przelew. W przypadku wątpliwości co do terminu otrzymania stypendium, skontaktuj się z BKM (m.gozdzik@pollub.pl) lub Działem Księgowości Finansowej (p. M. Niedziałek-Pawelczyk, tel.: 815384830).
KROK 8 - Przygotowanie podróży i pobytu
- Upewnij się, że znasz adresy, telefony i godziny przyjęć osób kontaktowych w Politechnice Lubelskiej oraz w uczelni partnerskiej.
- Znajdź zakwaterowanie, o ile nie zrobiłeś tego na wcześniejszym etapie.
- Przygotuj zdjęcia, które mogą Ci się przydać do wyrobienia dokumentów w trakcie wymiany.
- Jeśli jesteś uprawniony do otrzymywania stypendium krajowego (np. za wyniki w nauce), Politechnika Lubelska będzie kontynuowała ich wypłatę. Sprawdź terminy aplikowania o stypendium wynikające z Regulaminu Studiów, których musisz dotrzymać.
- Sprawdź czy wyjeżdżając do uczelni partnerskiej musisz uzyskać wizę. Niezbędne dane znajdziesz pod tym linkiem oraz na stronie uczelni partnerskiej.
