Krok po kroku

• Zapoznaj się z aktualnymi ofertami praktyk dostępnymi na stronie Biura Kształcenia Międzynarodowego (zakładki: Aktualności oraz Oferty praktyk).
• Przejrzyj listę firm, które przyjmowały już studentów Politechniki Lubelskiej na praktyki. Jeżeli jesteś zainteresowany którąś z firm, skontaktuj się z nią bezpośrednio i zaproponuj swoją kandydaturę.
• Zajrzyj do Bazy praktyk ESN Polska w której znajdziesz informacje na temat sprawdzonych przez innych studentów instytucji, w których z sukcesem udało się odbyć praktyki Erasmus+ - www.esn.pl/pl/erasmus-baza-praktyk
• Odwiedź strony portali oferujących praktyki, m.in.:
  www.erasmusintern.org/
  www.trainingexperience.org/
  www.eurobrussels.com
  www.ratemyplacement.co.uk/search

• Jeżeli nie znalazłeś ciekawych ofert na podanych powyżej stronach internetowych, spróbuj samodzielnie nawiązać kontakt z zagranicznymi jednostkami, których profil Cię interesuje.

Pamiętaj!

Praktyka długoterminowa w ramach programu Erasmus+ nie może być krótsza niż 2 miesiące (60 dni).
Praktyka krótkoterminowa trwa od 5 do 30 dni (mobilność fizyczna za granicą) i jest połączona z obowiązkową częścią wirtualną.

Gdy otrzymasz pozytywną odpowiedź z instytucji przyjmującej, pobierz formularz Listu Intencyjnego i prześlij do osoby kontaktowej w instytucji przyjmującej. Poproś o uzupełnienie dokumentu, podpisanie go i odesłanie skanu. Oryginał dokumentu nie jest wymagany.

• Zapoznaj się z wydziałowymi kryteriami kwalifikacji i przygotuj niezbędne dokumenty. Wydziałowe kryteria kwalifikacji dostępne są na stronach internetowych wydziałów oraz np. w wydziałowych gablotach informacyjnych.
• Wypełnij formularz zgłoszeniowy, a następnie wydrukuj go dwustronnie i podpisz.
• Potwierdź w dziekanacie średnią ważoną ocen za okres ustalony przez Dziekana.
• Jeśli posiadasz prawo do otrzymywania stypendium socjalnego w Politechnice Lubelskiej do formularza zgłoszeniowego dołącz kopię decyzji w zakresie przyznania pomocy materialnej (stypendium socjalne). Student zakwalifikowany na wyjazd w ramach programu Erasmus+, dla którego Uczelnia potwierdzi prawo do otrzymywania "dodatku socjalnego" może otrzymać dodatkowe dofinansowanie z budżetu programu Erasmus+.
• Złóż formularz u Koordynatora Wydziałowego wraz z dokumentami potwierdzającymi spełnienie kryteriów kwalifikacji wymaganymi przez wydział i czekaj na wyniki postępowania kwalifikacyjnego.
• Po zakończeniu kwalifikacji na wydziale i ogłoszeniu wyników, niezwłocznie zgłoś się do BKM w celu omówienia dalszej procedury.

PAMIĘTAJ! Do dokumentów aplikacyjnych musisz dołączyć List Intencyjny podpisany przez przedstawiciela instytucji przyjmującej.

KROK 1. Przygotuj Learning Agreement

• Zapoznaj się ze wskazówkami do uzupełniania Learning Agreement (Porozumienie o programie praktyki).
• Uzupełnij Learning Agreement część Before the Mobility. Zawarty w dokumencie szczegółowy plan praktyki powinien być ustalony w porozumieniu z opiekunem praktyki w instytucji przyjmującej oraz Koordynatorem Wydziałowym.
• Uzyskaj podpisy Koordynatora Wydziałowego, Prodziekana ds. Studenckich oraz opiekuna w instytucji przyjmującej na LA (dokument może być wysłany jako skan).

KROK 2. Wykup odpowiednie ubezpieczenie

• Sprawdź do czego uprawnia Cię karta EKUZ (lub równoważne ubezpieczenie) i jak się nią posługiwać. Kartę EKUZ wyrobisz bezpłatnie w swoim oddziale NFZ.
  
• Wykup dodatkowe ubezpieczenie kosztów leczenia w jednym z towarzystw ubezpieczeniowych (tego typu ubezpieczenie jest dołączone np. do kart EURO26 lub ISIC).
• Wykup obowiązkowe ubezpieczenie czyli ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) obejmujące zadania wykonywanych przez Uczestnika (obejmujące co najmniej szkody poniesione przez Uczestnika w miejscu pracy). Zalecane ubezpieczenie to ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC), obejmujące szkody spowodowane przez Uczestnika w miejscu realizacji praktyki. Tego typu ubezpiczenia są dołączane np. do kart EURO26, ISIC, Signa Iduna. Niektóre firmy ubezpieczają swoich praktykantów – zanim wykupisz ubezpieczenie skontaktuj się z firmą w tej sprawie. Informacja o tym, czy instytucja przyjmująca zapewnia oba rodzaje ubezpieczeń musi znaleźć się w Learning Agreement.
• Dostarcz do BKM kopie karty EKUZ oraz polisy ubezpieczeniowej (dokumenty mogą być również wysłane jako skan) najpóźniej do dnia podpisania umowy o wypłatę stypendium.

KROK 3. Dostarcz do BKM wszystkie wymagane dokumenty

Do momentu podpisania umowy, czyli najpóźniej na 2-3 tygodnie przed planowanym terminem rozpoczęcia praktyki dostarcz do BKM:

• Learning Agreement część Before the Mobility podpisane przez wszystkie strony,
• zaświadczenie z dziekanatu o statusie studenta (dotyczy wyjazdów realizowanych w trakcie studiów),
• zaświadczenie o ukończeniu studiów/kopię dyplomu ukończenia studiów (dotyczy wyjazdów na praktykę absolwencką),
• zlecenie przekazywania stypendium (informację o koncie bankowym),
• kopię polisy ubezpieczeniowej (NNW i OC w miejscu odbywania praktyki),
• kopię karty EKUZ lub równoważnego ubezpieczenia zdrowotnego.

KROK 4. Wykonaj test językowy on-line

Po zakwalifikowaniu przez wydział i dostarczeniu do BKM podpisanego przez wszystkie strony egzemplarza Learning Agreement otrzymasz dostęp do obowiązkowego testu językowego online. Wynik testu nie ma wpływu na uczestnictwo w wymianie. Po uzupełnieniu testu prześlij potwierdzenie jego wykonania (Certyfikat PDF z osiągniętym wynikiem) na adres: s.filip@pollub.pl

Więcej informacji na temat wspracia językowego online oraz platformy OLS (Online Linguistic Support) znajdziesz na stronie https://erasmus-plus.ec.europa.eu/resources-and-tools/online-language-support

WAŻNE!

Wypełnienie testu jest niezbędnym warunkiem do otrzymania stypendium!

KROK 4. Podpisz umowę o wypłatę stypendium

Podpisz umowę z Politechniką. Wzór umowy do wglądu znajduje się na stronie BKM. Umowa uzupełniania jest przez pracownika BKM.

Aby otrzymać stypendium nie później niż w dniu rozpoczęcia wyjazdu (zgodnie z datami zapisanymi w umowie), złóż komplet wymaganych dokumentów i podpisz umowę co najmniej 2-3 tygodnie przed rozpoczęciem praktyki. Termin podpisania umowy jest ustalany indywidulanie z każdym stypendystą.

KROK 5. Stypendium i przygotowanie podróży

• Sprawdź czy otrzymałeś przelew. W przypadku wątpliwości co do terminu otrzymania stypendium, skontaktuj się z BKM (s.filip@pollub.pl) lub Działem Księgowości Finansowej (p. E. Niedziałek-Pawelczyk, 81 538 4830)

Pamiętaj! W przypadku wyjazdu na praktykę absolwencką stypendium wypłacane jest w  dwóch ratach (70% kwoty przed wyjazdem, 30% kwoty po powrocie i całkowitym rozliczeniu wyjazdu).

• Upewnij się, że znasz adresy, telefony i godziny przyjęć osób kontaktowych w Politechnice Lubelskiej oraz w instytucji przyjmującej.
• Znajdź zakwaterowanie, o ile nie zrobiłeś tego na wcześniejszym etapie.
• Przygotuj zdjęcia, które mogą Ci się przydać do wyrobienia dokumentów w trakcie wymiany.
• Jeśli jesteś uprawniony do otrzymywania stypendium krajowego (np. za wyniki w nauce), Politechnika Lubelska będzie kontynuowała ich wypłatę. Sprawdź terminy aplikowania o stypendium wynikające z Regulaminu Studiów, których musisz dotrzymać.

Sprawdź, czy wyjeżdżając do instytucji przyjmującej musisz uzyskać wizę. Niezbędne informacje znajdziesz pod tym linkiem.

KROK 1. Legalizacja pobytu

Jeżeli to konieczne, zalegalizuj swój pobyt. Niezbędne informacje znajdziesz pod tym linkiem.

KROK 2. Zmiany do Learning Agreement

• W ciągu 4 tygodni od rozpoczęcia mobilności wprowadź ewentualne zmiany w programie praktyki – uzupełnij Learning Agreement część During the Mobility po wcześniejszym uzgodnieniu treści z opiekunem praktyki i Koordynatorem Wydziałowym w PL. Wydrukuj dokument, podpisz go i uzyskaj na nim podpis przedstawiciela instytucji przyjmującej.
• Skan Learning Agreement During the Mobility prześlij do Koordynatora Wydziałowego a nastepnie do Prodziekana ds. Studenckich. Skan podpisanego dokumentu prześlij na adres mailowy s.filip@pollub.pl.

Pamiętaj!
Zmiany do LA należy wprowadzać wyłącznie w przypadku bardzo istotnych zmian w planie praktyki.

KROK 3. Przedłużenie pobytu

• Najpóźniej na 1 miesiąc przed pierwotnie planowanym terminem zakończenia praktyki zgłoś chęć przedłużenia pobytu do Prodziekana ds. Studenckich swojego Wydziału.
• Po uzyskaniu zgody na przedłużenie pobytu dostarcz do BKM:
  • List Intencyjny (Letter of Intent) wystawiony przez instytucję przyjmującą potwierdzający zaakceptowanie na dodatkowy okres;
  • zmiany do LA (część During the Mobility);
  • zaświadczenie z dziekanatu o statusie studenta (dotyczy praktyk studenckich);
  • zlecenie przekazywania stypendium (informację o koncie bankowym);
  • kopię karty EKUZ lub równoważnego ubezpieczenia zdrowotnego obejmującego okres przedłużenia;
  • kopię polisy ubezpieczeniowej (NNW i OC w miejscu odbywania praktyki) obejmującej okres przedłużenia.
• Drogą mailową otrzymasz od BKM uzupełniony Aneks do Umowy, który należy wydrukować w dwóch egzemplarzach, podpisać i przesłać oryginały obu egzemplarzy pocztą tradycyjną na adres BKM.

Pamiętaj!
Twój pobyt na studiach i/lub praktyce w ramach programu Erasmus+ na danym stopniu studiów nie może trwać łącznie dłużej niż 12 miesięcy. Do tzw. "kapitału mobilności" wliczają się wszystkie wyjazdy zrealizowane w ramach programów wymiany międzynarodowej finansowanych ze środków UE.
Maksymalny okres finansowania wyjazdu na praktykę to 4 miesiące.
Praktyka studencka musi rozpocząć się i zakończyć w obrębie tego samego roku akademickiego.

KROK 4. Gromadzenie dokumentacji

• Upewnij się, że masz wszystkie niezbędne podpisy na Learning Agreement.
• Uzyskaj zaświadczenie od firmy o zrealizowaniu założeń programowych wraz z oceną praktyki wystawioną przez opiekuna praktyki w instytucji przyjmującej (Traineeship Certificate – Learning Agreement część After the Mobility).
• Uzyskaj zaświadczenie potwierdzające dokładne daty dzienne rozpoczęcia i zakończenia praktyki (Confirmation of Traineeship Period).

KROK 1. Rozliczenie wyjazdu w BKM

W terminie 30 dni od zakończenia praktyki zgłoś się do BKM:

• dostarcz:
  • oryginał lub skan ostatecznej wersji Learning Agreement (części Before, During i After Mobility);
  • oryginał zaświadczenia potwierdzającego dokładne daty dzienne rozpoczęcia i zakończenia praktyki (Confirmation of Traineeship Period);
  • sprawozdanie z pobytu w formie elektronicznej na adres: s.filip@pollub.pl;
  • Tabelę D (Transcript of Records and Recognition at the Sending Institution) podpisaną przez Prodziekana ds. Studenckich - dotyczy wyłącznie studentów, którzy zrealizowali wyjazd na praktyk obowiązkową.
• wypełnij:
  • indywidualny raport stypendysty on-line EU survey - po zakończneniu pobytu na stypendium otrzymasz na swój adres email wiadomość w której podane będą szczegóły wyjazdu oraz link do formularza raportu. Jeśli nie otrzymałeś wiadomości z linkiem do raportu, niezwłocznie zgłoś się do BKM.

Pamiętaj!
Jeżeli realizujesz praktykę absolwencką wypłata drugiej raty stypendium nastąpi dopiero po całkowitym rozliczeniu wyjazdu w BKM.
Jeżeli realizujesz praktykę obowiązkową, pamiętaj o rozliczeniu jej na swoim wydziale u pełnomocnika dziekana ds. praktyk.

Zmiany instytucji można dokonać najpóźniej na 1 miesiąc przed planowanym terminem rozpoczęcia praktyki.

Zmiany instytucji przyjmującej można dokonać wyłącznie w obrębie tej samej grupy krajów lub z grupy z wyższym stypendium do grupy z niższym stypendium.

Aby zmienić instytucję przyjmującą, złóż podanie do Koordynatora Wydziałowego. Do podania dołącz List Intencyjny podpisany przez przedstawiciela nowej firmy.

Jeżeli chcesz zreaygnować z wyjazdu, dostarcz do BKM formularz rezygnacji podpisany przez Koordynatora Wydziałowego. Poinformuj również instytucję przyjmującą o swojej decyzji. 

Jeżeli zrezygnujesz z wyjazdu po podpisaniu umowy o wypłatę stypendium, konieczny będzie zwrot całości lub części stypendium.