KROK 1 - Zapoznanie się z zasadami programu
Zapoznaj się z zasadami rekrutacji, finansowania i realizacji wyjazdów w ramach programu Erasmus+ oraz Zarządzeniem Nr R-10/2016 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 25 lutego 2016 r.
KROK 2 - Poszukiwanie informacji o uczelni partnerskiej
- Dowiedz się z jakimi uczelniami współpracuje Twój Wydział.
- Zapoznaj się z treścią umów podpisanych z interesującymi Cię uczelniami. Sprawdź:
- liczbę mobilności (część B – Mobility numbers per academic year),
- termin wysłania aplikacji do uczelni partnerskiej (część E – Calendar),
- poziom języka obcego, który jest wymagany przez uczelnię partnerską (część C – Recommended language skills).
- Pamiętaj, że w przypadku podania przez uczelnię partnerską dwóch lub więcej języków wykładowych należy sprawdzić w jakim języku będą prowadzone wybrane przez Ciebie przedmioty/moduły. Upewnij się też czy uczelnia wymaga potwierdzenia znajomości języka.
- Odwiedź strony internetowe interesujących Cię uczelni i zapoznaj się ze szczegółowymi terminami wysłania aplikacji oraz dokumentami, które należy dostarczyć w celu zgłoszenia swojej kandydatury. Adresy stron internetowych uczelni partnerskich można znaleźć w umowach międzyinstytucjonalnych (patrz wyżej, część A – Information about higher education institutions).
- Dokonaj wstępnej selekcji przedmiotów, które chciałbyś studiować. Listy przedmiotów i efekty kształcenia można znaleźć na stronach uczelni partnerskich (np. jako Course Catalogue, ECTS Catalogue, courses).
- Dowiedz się, czy i jak można ubiegać się o zakwaterowanie oraz udział w kursach językowych.
- W razie wątpliwości, skontaktuj się z BKM, koordynatorem wydziałowym lub biurem Erasmus w uczelni partnerskiej.
KROK 3 - Formularz zgłoszeniowy na wydziale i rekrutacja
- Zapoznaj się z wydziałowymi kryteriami kwalifikacji i przygotuj niezbędne dokumenty. Wydziałowe kryteria kwalifikacji dostępne są na stronach internetowych wydziałów oraz np. w wydziałowych gablotach informacyjnych.
- Wypełnij formularz zgłoszeniowy, a następnie wydrukuj go dwustronnie i podpisz.
- Potwierdź w dziekanacie średnią ważoną ocen za okres ustalony przez Dziekana i poproś o zaświadczenie dotyczące czynnego statusu studenta.
- Jeśli posiadasz prawo do otrzymywania stypendium socjalnego w Politechnice Lubelskiej, do formularza zgłoszeniowego dołącz kopię decyzji w zakresie przyznania pomocy materialnej (stypendium socjalne). Student zakwalifikowany na wyjazd w ramach programu Erasmus+, dla którego Uczelnia potwierdzi prawo do otrzymywania "dodatku socjalnego" otrzyma dodatkowe dofinansowanie dla osób z mniejszymi szansami.
- Jeśli posiadasz orzeczenie o niepełnosprawności, do formularza zgłoszeniowego dołącz jego kopię. Student zakwalifikowany na wyjazd w ramach programu Erasmus+, posiada orzeczenie o niepełnosprawności otrzyma dodatkowe dofinansowanie dla osób z mniejszymi szansami.
- Złóż formularz u Koordynatora Wydziałowego wraz z dokumentami potwierdzającymi spełnienie kryteriów kwalifikacji wymaganymi przez wydział i czekaj na wyniki postępowania kwalifikacyjnego.
KROK 4 - Zgłoszenie w uczelni partnerskiej
- Po zakończeniu kwalifikacji w wydziale i ogłoszeniu wyników, niezwłocznie zgłoś się do BKM w celu omówienia dalszej procedury.
- W zależności od uczelni, zgłoszenia dokonuje się w formie elektronicznej lub listownej. Informacje na temat dokumentów, jakie trzeba dostarczyć, oraz Application Form (formularz zgłoszeniowy) znajdują się na stronach internetowych uczelni partnerskich. Dokumenty możesz wysłać za pośrednictwem BKM, o ile procedura nie wymaga założenia konta indywidualnego w systemie online uczelni partnerskiej. Pamiętaj, że w przypadku, gdy wysyłasz/dostarczasz dokumenty do uczelni partnerskiej bez pośrednictwa BKM, należy wysłać email (na adres m.gozdzik@pollub.pl) zawierający listę wysłanych dokumentów oraz informację dot. daty i sposobu (email/poczta/konto internetowe) ich wysłania. Pamiętaj, że terminy przyjmowania zgłoszeń ustalone przez uczelnie partnerskie są nieprzekraczalne.
- Złóż w uczelni partnerskiej wniosek o zakwaterowanie/udział w kursie językowym.
- W razie wątpliwości co do treści lub sposobu utworzenia danego dokumentu, zgłoś się do BKM lub Koordynatora Wydziałowego. Dokumenty, które najczęściej należy dostarczyć do uczelni partnerskich, to:
- Application Form,
- Learning Agreement,
- CV (np. w formacie europass),
- List motywacyjny,
- Language Certificate,
- Certificate of Enrolment,
- ID (kopia),
- EKUZ (kopia - szczegółowe informacje na temat karty znajdziesz na stronie NFZ).
- Transcript of Records (wykaz do tej pory zaliczonych przedmiotów - dokument wydawany przez Dziekanat),
- Grant Holder Certificate (dokument otrzymasz w BKM)
- Pamiętaj, aby dokumenty utworzyć we właściwym języku. Należy unikać wypełniania dokumentów ręcznie.
KROK 5 - Umowa Politechnika Lubelska – Student
- Po otrzymaniu informacji od uczelni partnerskiej o zaakceptowaniu aplikacji (Letter of Acceptance, który powinien zawierać dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia okresu mobilności. Dokładne daty są niezbędne do wyliczenia wysokości stypendium), dostarcz do BKM:
- Learning Agreement (część Before the mobility. Dokument powinien być opatrzony podpisami studenta, Koordynatora wydziałowego Prodziekana ds. Studenckich; przedstawiciela uczelni partnerskiej),
- informację od uczelni partnerskiej o zaakceptowaniu aplikacji (np. w formie listu lub wiadomości email),
- Karta zaliczeń (przedmioty do zaliczenia po powrocie). Dokument powinien być opatrzony podpisami studenta, Koordynatora wydziałowego, Prodziekana ds. Studenckich,
- Zaświadczenie z dziekanatu o statusie studenta,
- Zlecenie przekazywania stypendium (informację o koncie bankowym),
- Kartę EKUZ lub równoważne ubezpieczenie,
- Podpisz umowę z Politechniką.
- Aby otrzymać stypendium nie później niż w dniu rozpoczęcia wyjazdu (zgodnie z datami zapisanymi w umowie), złóż komplet wymaganych dokumentów i podpisz umowę co najmniej 2 tygodnie przed rozpoczęciem mobilności.
- Upewnij się, że posiadasz kopie najważniejszych dokumentów (Learning Agreement, informację od uczelni partnerskiej o zaakceptowaniu aplikacji, Kartę Zaliczeń), najlepiej również w formie skanów.
KROK 6 - Ubezpieczenie
- Sprawdź do czego uprawnia Cię karta EKUZ (lub równoważne ubezpieczenie) i jak się nią posługiwać.
- Wykup dodatkowe ubezpieczenie w jednym z towarzystw ubezpieczeniowych (tego typu ubezpieczenie jest dołączone np. do kart EURO26 lub ISIC). Obowiązkowe ubezpieczenie to ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków, dotyczące ryzyk związanych z realizacją studiów. Zalecane ubezpieczenie to ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, obejmujące szkody spowodowane przez uczestnika w miejscu realizacji studiów.
- Dostarcz do BKM kopię polisy ubezpieczeniowej (ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków NNW) najpóźniej do dnia rozpoczęcia okresu mobilności.
KROK 7 - Odbiór stypendium
- Sprawdź czy otrzymałeś przelew. W przypadku wątpliwości co do terminu otrzymania stypendium, skontaktuj się z BKM (m.gozdzik@pollub.pl) lub Działem Księgowości Finansowej (p. M. Niedziałek-Pawelczyk, tel.: 815384830).
KROK 8 - Przygotowanie podróży i pobytu
- Upewnij się, że znasz adresy, telefony i godziny przyjęć osób kontaktowych w Politechnice Lubelskiej oraz w uczelni partnerskiej.
- Znajdź zakwaterowanie, o ile nie zrobiłeś tego na wcześniejszym etapie.
- Przygotuj zdjęcia, które mogą Ci się przydać do wyrobienia dokumentów w trakcie wymiany.
- Jeśli jesteś uprawniony do otrzymywania stypendium krajowego (np. za wyniki w nauce), Politechnika Lubelska będzie kontynuowała ich wypłatę. Sprawdź terminy aplikowania o stypendium wynikające z Regulaminu Studiów, których musisz dotrzymać.
- Sprawdź czy wyjeżdżając do uczelni partnerskiej musisz uzyskać wizę. Niezbędne dane znajdziesz pod tym linkiem oraz na stronie uczelni partnerskiej.
